Huishoudelijk regelement

Download: Huishoudelijk reglement IRSE Dutch Section Versie 1.4 [2014]

Artikel 1 algemene bepalingen

De vereniging genaamd Institution of Railway Signal Engineers Dutch Section, hierna te noemen "de vereniging" is bij notariële akte opgericht op 22 september 2008 en is gevestigd te Utrecht.
De vereniging is onderdeel van een internationale organisatie genaamd “Institution of Railway Signal Engineers”, gevestigd te Londen, Engeland. Deze wordt hier verder aangeduid als IRSE UK.
Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging.

Artikel 2 Leden

Leden zijn natuurlijke personen die conform de statuten zijn toegelaten tot het lidmaatschap.
Non Corporate Members (Accredited Technician, Student, Associate en Companion) kunnen als stemgerechtigd lid toegelaten worden door het bestuur. Zo niet behouden zij de status van Aspirant lid.
Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat ‘erelid’ verlenen.
Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata van de leden zijn opgenomen.
Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wordt toegelaten ook lid is of zich daarvoor aangemeld heeft van IRSE UK.
Van deze leden wordt verwacht dat ze de statuten, reglementen en de besluiten van de algemene ledenvergadering of een ander orgaan van de vereniging na te leven en dat ze zich tegenover elkaar en de vereniging gedragen naar wat door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd en de belangen van de vereniging niet te schaden.
De leden zijn tevens gehouden de statuten en reglementen van de Institution of Signal Engineers na te leven.
De leden zijn tevens gehouden:
- a. de statuten en reglementen van de vereniging, evenals de besluiten van het bestuur, van de Algemene Leden Vergadering of van een ander orgaan van de vereniging na te leven;
- b. de statuten en reglementen van de IRSE UK;
- c. de belangen van de vereniging niet te schaden.

Artikel 5 Bestuur

Het bestuur bestaat uit tenminste 5 personen. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij vormen samen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken en neemt in spoedeisende zaken beslissingen. Zij is daarvan verantwoording schuldig aan het bestuur. Een combinatie secretaris/penningmeester is mogelijk evenals de combinatie secretaris/vice-voorzitter.

Artikel 6 Vergaderingen bestuur

Het bestuur vergadert 5 keer per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden of de voorzitter dit nodig achten.
Bij spoed kunnen bestuursleden door het dagelijks bestuur (telefonisch, per e-mail of fax) geraadpleegd worden, op de eerstvolgende algemene bestuursvergadering wordt nader gerapporteerd.

Artikel 7 Aftreden bestuur

Bestuursleden worden voor een periode van 2 jaar benoemd door de algemene ledenvergadering.
Zittende bestuursleden kunnen drie maal herbenoemd worden voor telkens een periode van maximaal 2 jaar.
Door het bestuur wordt een rooster van aftreden gemaakt, waarbij erop wordt toegezien dat steeds voldoende ingewerkte bestuursleden deel uitmaken van het bestuur.

Artikel 8 Voorzitter

De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en alle bijeenkomsten waarvoor geen leider is aangewezen. Bij zijn/haar afwezigheid vervangt de vice-voorzitter en bij diens afwezigheid een van de andere bestuursleden. De voorzitter stelt samen met de secretaris de agenda voor de bestuursvergadering vast.

Artikel 9 Secretaris

De secretaris bereidt de vergaderingen van het dagelijks en algemeen bestuur voor, evenals de algemene ledenvergadering.
De secretaris verzorgt de oproep en de agenda, na overleg met de voorzitter.
De secretaris stuurt het verslag van de bestuursvergadering binnen twee weken na de vergadering toe aan de bestuursleden.
De secretaris verstuurt het verslag van de ledenvergadering binnen een maand aan de leden
De secretaris verstuurt de Nieuwsbrief, met daarin ondermeer de jaarlijkse activiteiten
De secretaris verzorgt inkomende en uitgaande stukken en beheert het archief.
De secretaris doet jaarlijks na afloop van het kalenderjaar, uiterlijk in de maand maart verslag van de activiteiten van het afgelopen jaar.

Artikel 10 Penningmeester

De penningmeester is belast met het geldelijk beheer. Het boekjaar, tevens verenigingsjaar, loopt van 01 januari tot en met 31 december. Hij/zij legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af. Jaarlijks wordt een exploitatierekening en balans gemaakt. Een door de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie controleert jaarlijks de financiën. Decharge van de penningmeester gebeurt, na goedkeuring door de algemene ledenvergadering, door ondertekening van de boeken door de kascommissie en de voorzitter.

Zes maanden na vaststelling van de exploitatierekening en balans wordt een tussenstand van de financiën opgemaakt. Deze halfjaarlijkse rapportage kan door de leden desgevraagd worden ingezien.
Het opnemen van kasgeld en grote bedragen voor het aanvullen van voorraden gebeurt altijd door de penningmeester en een van de andere bestuursleden.

Artikel 11 Vice-voorzitter

De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en kan een aantal taken van de voorzitter op zich nemen.

Artikel 12 Overige bestuursleden

Artikel 13 Rekening en verantwoording

Het bestuur is verplicht tot het houden van zodanige aantekeningen over de vermogenstoestand van de vereniging dat daaruit te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
- a. Het bestuur brengt op de Algemene Leden Vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar - behoudens verlenging van deze termijn door de Algemene Leden Vergadering - een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de Algemene Leden Vergadering over.
- b. De onder a. bedoelde stukken worden ondertekend door alle bestuursleden; ontbreekt een handtekening van een bestuurslid, dan wordt hiervan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na afloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuursleden in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.
- a. De Algemene Leden Vergadering benoemt jaarlijks een kascommissie, bestaande uit twee leden en één plaatsvervangend lid die geen deel mogen uitmaken van het bestuur.
- b. De leden worden benoemd voor de duur van drie jaar en treden volgens een op te maken rooster af.
- c. De kascommissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten en brengt de Algemene Leden Vergadering verslag van haar bevindingen uit.
Het bestuur is verplicht de kascommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de bescheiden van de vereniging te geven.
Goedkeuring door de Algemene Leden Vergadering van het jaarverslag en van de rekening en verantwoording strekt het bestuur tot decharge voor alle handelingen, voor zover die uit de jaarstukken blijken.
Het bestuur is verplicht de bescheiden als bedoeld in het eerste en tweede lid, tien jaar lang te bewaren.

Artikel 14 Besluiten van organen van de vereniging

Organen van de vereniging zijn het bestuur en de Algemene Leden Vergadering, evenals al die commissies en personen die volgens de statuten door de Algemene Leden Vergadering zijn belast met een nader omschreven taak en aan wie daarbij door de Algemene Leden Vergadering beslissingsbevoegdheid is toegekend.
- a. Het in een vergadering van een orgaan uitgesproken oordeel van de voorzitter over de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
- b. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan wordt het te nemen besluit schriftelijk vastgelegd en vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
Van het verhandelde in een vergadering worden notulen gemaakt, die op de eerstvolgende vergadering van het orgaan dienen te worden goedgekeurd.

Artikel 15 Commissies

De vereniging kent bij oprichting de volgende vaste commissies:
- Professional Development
- Meetings & Excursions
- Publicity & Website
- Excursions Foreign Countries
- Younger Members
- Recruitment
De benoeming tot lid van een commissie geschiedt door het Bestuur
De voorzitters van de commissies kunnen deel uit maken van het bestuur.
De voorzitters van de commissies maken jaarlijks een begroting voor hun activiteiten en dienen deze op een door de penningmeester vast te stellen tijdstip in.
De voorzitters rapporteren de voortgang van hun activiteiten in de bestuursvergadering.
Naast de vaste commissies kan het bestuur commissies benoemen voor speciale taken. Hiervoor kunnen aparte reglementen en afspraken gemaakt worden.
De kascommissie is geen onderdeel van het bestuur. Het rapporteert aan de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 16 Algemene Ledenvergadering

Conform de statuten zal de secretaris namens het bestuur één maand voor de algemene ledenvergadering de leden daarover een uitnodiging sturen. Hij zal daarbij de concept agenda van deze vergadering toevoegen.
De agenda van de jaarvergadering bevat onder meer:
- a. Vaststelling van de notulen van de vorige Algemene Leden Vergadering;
- b. Jaarverslag van het bestuur;
- c. Verslag van de penningmeester;
- d. Verslag van de kascommissie;
- e. Vaststelling van de contributies;
- f. Vaststelling van de begroting;
- g. Benoeming bestuursleden;
- h. Benoeming commissieleden;
- i. Rondvraag.
Uiterlijk twee weken voor de vergadering zal de secretaris aan de leden agendastukken toezenden.
Tot uiterlijk twee weken voor de vergadering kunnen leden agendapunten schriftelijk bij het bestuur/secretaris aandragen.
Indien de agenda aangepast wordt zal de secretaris de leden daarvan uiterlijk één week voor de vergadering op de hoogte stellen.

Artikel 17 Onkostenvergoeding

Het dagelijks bestuur kan noodzakelijk gemaakte kosten aan (bestuurs-)leden vergoeden. Voor te maken kosten dient vooraf toestemming van het dagelijks bestuur bij monde van de penningmeester verkregen te worden. Declaraties van personen worden door een ander dagelijks bestuurslid naast de penningmeester goedgekeurd.

Artikel 18 Sponsoren

Voor het generen van inkomsten kan het bestuur sponsors werven. Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor sponsorcontracten.

Artikel 20 Wijziging Huishoudelijk Reglement

Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door de algemene ledenvergadering met een gewone meerderheid van stemmen. Voorstellen tot wijziging gaan uit van het bestuur of tenminste 15 leden.

Artikel 21 Slotartikel

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur. Conform de statuten kunnen leden een algemene ledenvergadering bijeen roepen als ze een dergelijk besluit met andere leden willen bespreken.

Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 15 mei 2014.

Statuten

De statuten zijn op te vragen bij de secretaris.

Deze worden niet op de website gepubliceerd wegens de privacy gevoelige gegevens die dit documenten bevat.